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INFORMAÇÕES NAS ORGANIZAÇÕES:
Para acessá-las, como e onde guardá-las?

RESUMO
Embora o desenvolvimento das tecnologias da informação ofereça cada vez mais um maior número de soluções para a guarda e a recuperação da informação, isto também contribui para torná-las rapidamente obsoletas. Portanto, o grande desafio do Administrador é o de acompanhar a evolução tecnológica sempre detectando as soluções para diminuir os custos e aumentar a produtividade da sua Organização.assim, o objetivo deste artigo é ajudar o Administrador delineando alguns problemas que devem ser levados em conta no momento da elaboração da arquitetura do Ambiente Informacional, quando a prioridade na organização da informação, for a acessibilidade. Outro aspecto a ser observado pelo Administrador é que, cada vez mais, devido a inserção do Brasil na Economia Global, varias empresas multinacionais estão se instalando em nosso País, assim como as nossas empresas estão se internacionalizando. Em ambas situações devem ser observadas não apenas o conjunto de regras estabelecidas pela nossa legislação, mas também as regras dos órgãos reguladores internacionais.

Palavras-chave: Gerenciamento da informação, documento, temporalidade, acessibilidade.

ABSTRACT
Although information technology development has been offered nowadays more and more information storage and retrieval solutions, it also contributes to turn all of them obsolete very quickly. So, the great Administrator challenge is to follow the technology evolution always detecting the best solution to decrease costs and increase productivity for his Organization. Thus, the aim of the present paper string is to help the Administer by drawing some of the problems which should be taking into account by the time an architecture of informational environment is built up, when the priority of data organization is accessibility. Another aspect to be considered by the Administrator is that more and more, due to Brazil’s insertion in the Global Economy, several international enterprises are being settled down in our country, as thought as ours are becoming, on both situations it has to be considered not only the amount of rules established by our legislation, but also those established by international regulatory agencies.

Keywords: Management of information, Document, Temporality, Accessibility.

INTRODUÇÃO

Neste artigo analisaremos especificamente as informações contidas em documento¹ de organizações públicas e privadas, as quais podem ser qualificadas em dois tipos conforme a Figura 1:

Analisando a figura, podemos ver que existem informações que ao mesmo tempo em que acumulam conhecimento, também geram comprovação.
Informações que geram acumulação de conhecimento são aquelas que se relacionam ao exercício da atividade da Organização.
Informações que geram comprovação são aquelas relativas à comprovação legal da mesma atividade.
As informações, nas Organizações, estão sempre se deslocando de um ponto a outro. MOLES (1969) define como transportadores de uma mensagem (no nosso caso a informação), os canais espaciais que levam a mensagem (informação) de um lugar X para um lugar Y (onde X está na Organização e Y poderá estar dentro ou fora dela) e os canais temporais que transportam uma mensagem (informação) de um tempo t para um tempo t+Dt.
No canal espacial, podemos dizer que a informação está em estado dinâmico, deslocando-se de um ponto a outro através de diversos meios: telefone, rádio, televisão, papel, filme, eletrônico (Internet, e-mail, EDI, fitas, disquetes, etc).
O canal temporal refere-se ao tempo Dt em que a informação está em estado de repouso, isto é, encontra-se armazenada (arquivada) deslocando-se de um tempo t1 para um tempo t2 também através de diversos meios, tais como, a memória das pessoas (este suporte não será objeto de nosso estudo), papel (comum, jornal, fotográfico), filme (película cinematográfica e microfilmes (em rolos, jaquetas e microfichas), eletrônico (fitas, CD, disco rígido, etc.)
Portanto, um documento, nas Organizações, pode estar contido em 3 tipos de suporte²: papel, filme e eletrônico.
Apesar de todo o avanço da tecnologia, a distribuição percentual dos documentos nos diversos suportes era, em 1999: 94% em papel, 4% em microfilme e apenas 2% em meio eletrônico; e a previsão para 2005 é de: 91% em papel, 2% em microfilme e 7% em meio eletrônico³.
Segundo estudo feito pela empresa Iron Mountain Incorporated, maior empresa de guarda de documentos do mundo sediada em Boston, EUA, com filiais em vários países, inclusive o Brasil (em 2001, detinha sob sua custódia, mais de 250 milhões de caixas de arquivo em papel, equivalentes a 625 bilhões de documentos), a estimativa para o ano de 2005 é que as necessidades de arquivo no mundo serão de 21,1 bilhões de e-mails, 149 bilhões de relatórios financeiros e mais de 20 trilhões de documentos diversos.
Para administrar todo esse volume de informações, está surgindo nas Organizações uma nova função que é do Gerente de Informações ou Administrador de Sistemas de Informação. Este administrador tem por função principal cuidar do fluxo de informações que são geradas, recebidas, circuladas dentro da Organização (canal espacial) e finalmente arquivadas (canal temporal), e avaliar “processos, arquitetura, cultura/comportamento, equipe, estratégias e política” (este conjunto foi definido por DAVENPORT (2001) como Ambiente Informacional).

O PROBLEMA

Quanto maior a organização, maior será o volume de informações e a complexidade do ambiente informacional.
Neste artigo nos propomos a auxiliar esse Administrador delineando alguns problemas que devem ser levados em conta, quando da elaboração da arquitetura do Ambiente Informacional, quando a prioridade na Organização, em função dos processos, for a Acessibilidade, isto é, “como disponibilizar a informação de modo a que os usuários possam utilizá-la e compreendê-la” DAVENPORT (2001).
Para a escolha da tecnologia a ser adotada, é necessário definir o suporte em que a informação será mantida: papel, filme ou meio eletrônico. Para tanto, devem ser analisadas as seguintes variáveis:

• tempo de acessibilidade;
• acessos simultâneos à mesma informação;
• quantidade de acessos;
• volume de informações a serem armazenadas;
• distância do usuário do local de armazenamento;
• como a informação foi gerada;
• custo do suporte.

Como podemos ver, a quantidade de variáveis envolvidas é grande, mas será preciso avaliá-las para a tomada de decisão. Segundo KOCH (1998) “para cada situação uma ferramenta”.

ANÁLISE DAS VARIÁVEIS

Lembramos que o enfoque deste nosso estudo é sobre o ponto de vista do acesso à informação contida em documentos.

A - Tempo de acessibilidade

Esta é a variável mais importante, pois, fundamental para a escolha do suporte e da tecnologia, é o tempo que o usuário necessita para que determinada informação esteja disponível:

• se o tempo for de vários minutos ou horas = suporte papel ou microfilme
• se o tempo for de segundos ou poucos minutos = meio eletrônico.

B - Acessos simultâneos à mesma informação

Se vários usuários necessitam a mesma informação ao mesmo tempo, a única forma de atendê-los é disponibilizá-la em meio eletrônico, com possibilidade de todos poderem acessá-la simultaneamente. Deve-se avaliar sempre, antes da tomada de decisão, se realmente é necessária a disponibilidade simultânea da informação e o tempo que a mesma deverá estar disponível (vide variável anterior). Supondo que o tempo de disponibilização for de muitos minutos ou horas, o suporte poderá ser papel ou microfilme, pois haveria a possibilidade de duplicá-la em papel para envio simultâneo aos interessados.

C - Quantidade de acessos

Deve-se também avaliar a quantidade de acessos aos arquivos para consulta.
Se o volume for alto, a logística para atendimento, no caso de papel ou microfilme, poderá envolver muita mão de obra, o que nos leva à necessidade calcular o custo envolvido para a disponibilização das informações, levando-se também em consideração a variável “d” abaixo.

D - Volume de informações a serem armazenadas

À medida que o volume das informações cresce, a logística para armazenamento muda:

• para pequena quantidade, não importando o suporte, pode estar junto do usuário (se meio eletrônico, no seu HD; se em meio papel, numa pasta na gaveta, num arquivo de aço ao seu lado, etc; em meio microfilme não se justifica para pequenas quantidades);
• quantidade maior já não é possível ficar junto ao usuário (em meio eletrônico poderá ficar armazenada em um servidor; em meio papel já deverá estar em um arquivo centralizado o que aumenta o tempo de acesso às informações; em meio microfilme pode ficar junto ao usuário);
• para quantidade muito grande, com certeza as informações não ficam mais junto ao usuário (em meio eletrônico as informações estarão em servidores de grande capacidade, em jukebox ou em fitas magnéticas de grande capacidade; em papel ou microfilme em áreas especiais para arquivo ou mesmo em empresas terceirizadas especializadas em custódia de documentos, o que aumenta mais ainda o tempo de acesso).

E - Distância do usuário ao local do armazenamento

Como vimos no item anterior, em função aos volumes (quando as informações estão em suporte papel ou microfilme), muitas vezes as Organizações são obrigadas a levar suas áreas de arquivo para longe ou terceirizá-las. Desta forma a distância entre o usuário da informação e a mesma aumenta, dificultando assim o acesso e aumentando o tempo de disponibilização.
O tempo será maior de acordo com a necessidade do usuário: se o mesmo necessitar apenas da informação, esta poderá ser enviada por fax ou digitalizada e enviada por e-mail (meio eletrônico). Porém, se a necessidade for do original (para comprovação ou alteração das informações contidas no documento), o tempo de acesso aumenta muito (depende de locomoção física da informação, envolvendo aí problemas de trânsito, pessoas, etc).
Quando a informação está em meio eletrônico, há que se definir qual o software que fará a sua busca e entrega ao solicitante.

F - Como a informação foi gerada.

Envolve diretamente a análise do custo no caso de mudança do suporte para atender às demais variáveis. Quando não houver necessidade de mudança do suporte o custo do processo será menor.

G - Custo do suporte

Somente após analisar todas as variáveis acima é que poderá ser feita uma análise dos custos de cada suporte (geração e armazenamento), viabilizando-se, em alguns casos, até um suporte mais caro, em função das necessidades dos usuários.
Para análise dos custos envolvidos na escolha do suporte, é necessário fazer uma avaliação do tempo que a informação deverá ficar armazenada, porque, dependendo do tempo, o suporte escolhido necessitará migrar para outro, devido à sua obsolescência gerada pela evolução ou do hardware, ou do software ou mesmo da sua própria vida útil.
Neste caso, o administrador deverá efetuar um estudo de temporalidade de cada documento, levando em consideração os prazos prescricionais (validade prevista em lei) e precaucionais (prazo que a organização, por precaução, guarda a informação).
Surge aqui uma nova variável que o administrador necessita avaliar: o suporte legal para as informações que geram comprovação.
As leis vigentes no Brasil admitem além do papel, como suporte de um documento, apenas o microfilme (Lei 5433/68, de 8 de maio de 1968, regulamentada pelo Decreto nº 1799, de 30 de Janeiro de 1996) como regra geral. A informação digitalizada e armazenada em meio eletrônico (HD, fitas magnéticas, discos ópticos, etc.) não é aceita como comprovação exceto em casos pontuais. Como o assunto é extenso e polêmico, recomendo a leitura de um livro específico sobre esta matéria⁴.
Desta maneira, se para acessar uma informação de caráter comprobatório se necessita de segundos e a escolha natural do suporte será o meio eletrônico (que não é legalmente aceito) a organização será obrigada a mantê-la num sistema híbrido com um segundo suporte que seja legalmente aceito.
Para as migrações de suporte (ou de mídia), em função do tempo necessário para arquivo e da durabilidade da mídia escolhida, o administrador deverá avaliar, por exemplo, um estudo feito pela AIIM sobre a vida útil de diversos tipos de mídia e que reproduzimos na Figura 2:

Tomando-se como exemplo uma informação contida numa fita DLT, cuja temporalidade para arquivo seja 30 anos, o administrador deverá avaliar se o fornecedor da sua fita garante uma vida útil de até 5 anos ou de até 20 anos e programar as migrações necessárias (com o respectivo custo envolvido).

H - Contingenciamento

Segundo a norma ISO 15.489, os documentos devem ser armazenados com segurança. Com base em uma avaliação adequada do seu valor comercial, do nível de informação contida e de sua vulnerabilidade a ameaças à sua segurança, deverá ser garantida a sua duplicação em mídia contingencial (resguardada a legislação brasileira pertinente).

GERENCIAMENTO DA INFORMAÇÃO

Escolhido(s) o(s) suporte(s), deve ser definido o software gerenciador e os softwares que tratarão as informações. Segundo LAUDON (2001), vide Figura 3, existem no mercado diferentes soluções para cada tipo de nível de gerenciamento (nível operacional, nível de conhecimento, nível gerencial e nível estratégico):

Sistemas de nível operacional

Dão suporte aos gerentes no acompanhamento das atividades e transações elementares da organização (vendas, receitas, depósitos em dinheiro, folha de pagamento, decisões de crédito, fluxo de materiais na fábrica, etc). São os denominados Sistemas de Processamento de Transação (SPT)

Sistemas de nível de conhecimento

Dão suporte aos trabalhadores de conhecimento e de dados. O seu propósito é integrar novos conhecimentos no negócio e a controlar o seu fluxo de documentos. São os denominados Sistemas de Trabalho do Conhecimento (STC) e Sistemas de Automação de Escritório (SAE).

Sistemas de nível gerencial

São projetados para servir ao monitoramento, controle, tomado de decisão e às atividades administrativas dos gerentes. A principal questão enfocada por tais sistemas é: As coisas estão funcionando bem? Alguns sistemas dão suporte a tomada de decisões não rotineiras, através de perguntas de simulação (Ex.: o que aconteceria se...). São os denominados Sistemas de Informação Gerencial (SIG) e os Sistemas de Suporte a Decisão (SSD).

Sistemas de nível estratégico

Ajudam à Diretoria a atacar e enfocar assuntos estratégicos e tendências de longo prazo, tanto na empresa como no ambiente externo. (Qual será o nível de emprego daqui a 5 anos? Quais são as tendências de custo da indústria no longo prazo e onde nossa empresa se enquadra nelas? Que produtos deveríamos estar fazendo daqui a 5 anos?. São os denominados Sistemas de Suporte Executivo (SSE).

CONCLUSÃO

Segundo AVEDON (1993), “a meta de longo prazo de cada Organização deve ser desenvolver um sistema total de informação através da integração de sistemas e tecnologias” em função das diferentes variáveis encontradas.
É importante ressaltar, no entanto, que o administrador não pode deixar de considerar, ao analisar o todo das informações, as mais diferentes necessidades dos usuários, em função do uso, da urgência e dos volumes envolvidos. Para apresentar as soluções mais adequadas (de software e hardware), deverá estar sempre atualizado em relação ao estado da arte da tecnologia de informação, da legislação vigente no País e nas recomendações e determinações dos órgãos reguladores internacionais (caso sua empresa esteja inserida na economia globalizada, na forma de, por exemplo, ações na Bolsa de Nova York, sua empresa deverá seguir o preconizado na Lei Sarbanes-Oxley e as recomendações da Norma ISO 15.489).
Ao administrador caberá ainda definir de que forma a informação caminhará dentro da organização até a sua chegada ao usuário solicitante (que dependerá, além do suporte escolhido, da política informacional da Organização), da segurança do trâmite e do armazenamento.

REFERÊNCIAS:

AVENDON, Don M. Gerenciamento da Imagem Eletrônica: Processamento da Imagem e Discos Ópticos. São Paulo, Editora Cenadem, 1993.
DAVENPORT, Thomas H.; trad. ABRÃO, Bernadette S. Ecologia da Informação. São Paulo, Editora Futura, 2001.
KOCH, Walter W. Gerenciamento Eletrônico de Documentos. São Paulo, Editora Cenadem, 1998.
LAUDON, Kenneth C.; LAUDON, Jane P. Gerenciamento de Sistemas de Informação. Rio de Janeiro, Editora LTC, 2001.
MOLES, Abraham. Teoria da Informação e Percepção Estética. Rio de Janeiro, Edições Tempo Brasileiro, 1969.
STRINGHER, Ademar. “Aspectos Legais da Documentação em Meios Micrográficos, Magnéticos e Ópticos”, São Paulo, Editora Cenadem, 1997

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